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时间管理丨员工做事太低效?盖茨巴菲特的时间管理7个秘诀,轻松成为效率狂人!
作者:管理员    发布于:2017-10-25 01:16:26    文字:【】【】【
成功者明显的共同特征:重视时间价值,并能持续高效地利用时间。人们对自己和生活的积极态度取决于他们能在多大程度上掌控自己的生活。

无论怎样的形式度过人生,我们都要花上同样的时间成本:30年睡觉、10年工作、6个月看广告、51天决定穿什么、3天算各种账单……

不同的是,你的时间成本是否值回票价。

除了睡觉,工作的10年占据了我们人生的最大版块。对于职场人而言,最宝贵的就是工作时间——对大部分人来说,它是我们改变现状、实现人生价值的重要渠道。

通过目标掌控时间:有目标的行动才会事半功倍

安布罗斯·比尔斯写道:“忘记目标的盲目努力只会让你事倍功半。”

(1)明确自己的目标,远大的理想才能激发你的潜能,并且要积极地相信自己的目标是可以实现的,这样才会给你带来动力。

搬砖未必能坚持,但是建造伟大城堡往往能带来惊人的毅力。

Tips:从你的特长和能力出发来组织生活是获得最佳表现和成绩的关键。

(2)目标要全面,比如事业、经济、家庭,三方都要设置目标,任何的失衡都可能会让你承受巨大的压力,痛苦不堪。

几个目标中需要有主要目标,它在生命中要重于其他目标,这样你就知道应该在哪个目标中投入更多的精力。

(3)诉诸笔端,把原本笼统的目标细化为更有意义的具体目标,目标要可衡量,这样才能知道完成进度及实现与否。定期回顾你的目标使你不至于跑偏。

Tips:确立目标后,你会开始吸引与自己目标一致的人和环境,你会收集有助于目标达成的想法和简介,更多地“偶遇”帮助你解决困难的书籍和文章。

(4)要时刻明白设定这些目标背后的原因,这才是你真正的人生目标和意义。如果只是疲于奔命而忘记初心,你有可能无法真正享受生活的安详和满足。

(5)为实现目标而做的每一件事承担100%的责任,拖延无理由,失败无借口。

Tips:有一个有趣的发现,当你愿意为实现自己的目标而承担全部责任时,在你通往成功的道路上就会有贵人相助。而你为自己找借口、指责别人,或依赖别人帮助,他们反而会采取忽视或躲避的态度。

卓越时间管理的本质:有序

高效人群的特有标志是良好的生活或者工作上的组织性、条理性。

墨菲定律:在你做任何事之前,你都必须先完成其他的事。

(1)计划行动。这是对目标的分解,会让你的目标看起来清晰可行。计划会逼迫你对完成一项任务思虑周全,提高成功的概率。没有计划的行动往往容易变得很鲁莽。

Tips:彼得·德鲁克说:“没有计划的行动是一切失败的原因。”用自顶而下的方式先做规划,即使计划可能有变,但是没有计划的行动会杂乱无章。

(2)使用任务清单,把需要做的工作记下来。首先,可以一目了然地看清哪些工作更重要,需要优先完成;其次,减少大脑记忆的负担,解放大脑去思考和创新;再次,避免遗漏重要事项,也便于回顾事情的完成情况。

Tips:失眠的重要原因之一就是,躺在床上忍不住想第二天要做的工作,千头万绪,一场烦恼。

不如起来把他们都写在纸上,你就可以把脑子清空,美美地睡上一觉,明天照着纸上的提示去完成工作即可。

(3)养成整洁的习惯:桌面、家庭、文件。找不到需要的东西,不仅浪费时间,而且影响心情。

需要重复使用的文件需要保留并且定期更新,这样才能保证每一次的工作都是在前一次的基础上进步而非从头开始。

建立正确的优先顺序:关注最重要的事情

效果是做对的事,效率是把事情做对。先选择最有意义的事情,再高效完成。

歌德说过:“永远不要让最重要的事受到最不重要的事情的支配。”

(1)工作和生活的事情都有优先级,从你的价值观出发去选择最重要的事情,才能保证所有的行动都行随我心,否则你会体验压力和冲突,不满意和不幸福也会随之而来。

Tips:如果你觉得家庭最重要,那么你需要投入更多的精力去陪伴爱人、父母、孩子,为他们多做一些事情会给你带来家庭的温暖。

如果你觉得事业最重要,那么你需要投入更多的精力去完成工作的目标,实现自己的价值,影响更多的人,这会让你觉得是个很有社会价值的人。

(2)将二八法则应用到你生活的各个方面,集中精力在能给你带来80%回报的那20%的事情上。

(3)关注“重要的事情”,这些事情往往不是重复性的工作,而是可以让你“增值”的事情,他们才能真正改变你的生活。这种有意义的事情往往不“紧急”,需要你坚持花很长时间去努力。

Tips:把“精通”某项工作当作你事业上的目标,才会获得真正的快乐、成功和回报。

在你需要“精通”的这个领域,你需要绝对的突出。

千万不要钟情于那些“有趣、容易、能够给你以即时满足感”的工作,它们往往不会给你带来任何的提高;

当你从小事做起的时候,事情会像春天的兔子一样越来越多;

当处理完紧急而重要的任务后,要及时回归到这些重要而不紧急的事情上来。

(4)对待80%价值较低的工作,要下定决心采用不做、委托别人做或拖延完成的方式,有舍才有得。

形成高效的工作习惯:专注

苏格拉底:“如果你真想去奥林匹斯山,只需要保证你走的每一步都是朝向他的方向就行了。”

(1)一次只做一件事情,高度集中精力直到工作完成,直到精通,比完成做到更进一步。

Tips:天才的三个特质:

一是,都会采用系统和有序的方法去解决问题,当有事情出错时,他们会认真分析,步步推进。

二是,好奇心。永远保持开放的心态和灵活的态度,会不断地探求新鲜事物,会不断问自己“是否还有更好的答案”。

三是,注意力的集中程度比普通人更深入、强烈。

(2)把时间模块化。人不可能在太短的时间内完成有意义的、创造性的工作,所以需要排出连续的、不被打扰的时间。

Tips:养成早睡早起的习惯,关键是要早起。

早起容易利用好早上精力充沛的时间,而且比别人早开始工作容易获得不受打扰的时间,在琐事开始之前处理重要的事情。

克服拖延症:just do it

(1)设定目标和使用任务清单能够在一定程度上避免拖延。人往往是在最忙的时候最高效,越是繁忙,越能完成更多的事情。

当看见满满的任务清单时,就已经触发了“强迫效率法则”。

(2)从重要的事情开始做。我们往往拖延的是我们最需要的做的、最重要的事情,设想你做完这件事情之后,把工作抛之脑后的幸福感,那种愉悦心情的设想能促使你更加专注。

(3)设定deadline。告诉别人你会在某个具体的时间前把工作完成,你会发现,对别人的承诺能够给予你动力。

(4)用奖励的方法培养积极的习惯。不一定要完成一件大的任务才给奖励,可以将任务拆解,每完成一步给自己一个小奖励。

奖励可以很简单,比如出去走走、吃顿午饭、喝杯咖啡,如果完成了一项重要的工作,可以奖励自己买自己喜欢的东西、大吃一顿、出去郊游等等。

(5)拒绝完美主义。没有什么事情值得你一次就做的完美无瑕,必须行动且持续,你才有机会去修正和完善,光想而不行动,你永远都没有机会。

浪费时间的六大问题及应对:拒绝

(1)电话干扰。在不受干扰的时间内,关掉电话;批量处理接打电话;记录电话内容,便于回复。

(2)不速之客。安排专门的会客时间;快速起身;结束交谈;避免浪费他人的时间。

(3)开会。确定是否有必要开会;写出议事日程;按时开始和结束;分配任务和期限;作好记录进行进度检查。

(4)“灭火”或其他紧急情况。

一是,偶然事件快速应对,周期性危机,形成一套解决办法,以确保一般人都能应对自如。

二是,弄清真相,多方了解,三思而行。

三是,用笔记下来,让你保持冷静、清醒的头脑。

(5)拖延症。

(6)社交和闲谈。在合适的时间社交。

(7)优柔寡断和纠结。80%的事情第一时间作出决定;15%的事情留待稍后决定;5%的事情可以不做决定或委托给他人做决定。

Tips:走错比不动要好,走错了,你有机会及时修正,不动,你永远都不知道正确的道路在哪里。

优秀的管理者与低能管理者的差异在于,前者愿意做出决定,并践行自己的判断,他们不介意出错,如果必要的话,总好过犹豫或者拖延。

汲取新知识:坚持学习

任何领域的知识量每5~7年就翻一番,要想赚的更多,就要学得更多。

(1)一个新观点可能改变你的生活。当你完成的工作越多,接触的信息越多,你所设定的目标达成的概率就越大,常常还会有意外的收获。

(2)每天至少抽出一小时阅读你的专业书籍,阅读你所在专业领域大师或者有突出成就的人的作品。阅读提高工作和生活质量的有实用知识的书籍。

(3)阅读行业新闻、行业文章,了解你这个行业正在发生着什么。学会从大量信息中搜索重要信息,只读最重要的东西。

(4)快速阅读:概览——预览——阅览——回顾。

(5)参加研讨会和行业协会,搭建领域顶尖人才的关系网。

麦肯锡高效工作的三大秘诀:

▍一、工作秩序条理化

1.把办公桌上所有与正在做的工作无关的东西清理干净。必须确保你现在所做的工作应该是此刻最重要的工作。
 
2.在你准备好办理其他事情之前,不要把与此无关的东西放到办公桌上。这就意味着,所有的工作项目都应该在档案中或抽屉里占有一定的位置,并把有关的东西放到相应的位置上。
 
3.要力戒由于有吸引的干扰或因你厌烦了手头上的工作,而放下正在做的事情去干其他呼声较高的工作。一定要保证你在结束这项工作之前,为它采取了所有应该采取的处理措施。
 
4.按规则把已经处理完毕的东西送到适应的地方去。再核对一下剩下的重点工作,然后再去开始进行第二项最重要的工作。

▍二、工作方法多样化

1.综合。即在同一时间内综合进行多项工作。

我们说,办事要有顺序,并不是同一时间内只能办一件事,而是运用系统论、运筹学等原理,可以同时综合进行几项工作。在管理学中,把工作单方向一件一件依次进行的办法,叫做垂直型工作。就像站着一大排人,一个一个地传递砖头,这样做效率比较低。反之,如果把各项工作综合起来统一安排,效率就会大大提高。
 
2.结合。即把若干步骤结合起来。例如有两项或几项工作,它们既互不相同,又有类似之处,互有联系,实质上又是服务于同一目的的,因而可以把这两项或几项工作结合为一,利用其相同或相关的特点,一起研究解决。这样自然就能够省去重复劳动的时间。
 
3.重新排列。即改变步骤的顺序,也就是要考虑做工作时采取什么样的顺序最合理,要善于打破自然的时间顺序,采取电影导演的“分切”、“组合”式手法,重新进行排列。
 
例如,一天工作下来很疲乏,晚上又要上夜校,那么就应该把休息时间提前,从床上移到其它地方,如在公共汽车上趁机闭目养神,可保证晚上精力充沛。
 
4.变更。即改变工作方法。
 
改变工作的手法大体有两种,一种是“分析改善方式”,即对现行的手段方法认真、仔细地加以分析,从中找出存在的问题,即找出那些不合理和无效的部分,加以改进,使之与实现目标要求相适应。
 
一种是“独创改善方式”。即不受现行的手段、方法的局限,在明确的目的基础上,提出实现目的的各种设想,从中选择最佳的手段和方法。
 
5.穿插。尽可能把不同性质的工作内容互相穿插,避免打疲劳战,如写报告需要几个小时,中间可以找人谈谈别的事情,让大脑休息一下;又如上午在办公室开会,下午到群众中去搞调查研究。

6.代替。即把某种要素换成其他要素。如能打电话的就不写信,需要写信的改为写便条,需要每周出访的改为隔周一次,在不出访的那一周里,可用电话来代替出访。

7.标准化。即用相同的方法来安排那些必须时常进行的工作。比如,记录时使用通用的记号,这样一来就简单了。对于经常性的询问,事先可准备好标准答复。

▍三、工作内容简明化

最容易不过的是忙碌,最难不过的是有成效地工作。而化繁为简,善于把复杂的事物简明化,是防止忙乱、获得事半功倍之效的法宝。

美中贸易全国委员会主席唐纳德.C.伯纳德在《提高生产率》一书中讲到提高效率的“三原则”,即为了提高效率,每做一件事情时,应该先问三个“能不能”:即能不能取消它?能不能把它与别的事情合并起来做?能不能用更简便的方法来取代它?根据这个启示,我们在检查分析每项工作时,首先问一问以下六个问题:

为什么这个工作是需要的?是根据习惯而做的吗?可不可以把这项工作全部省去或者省去一部分呢?
这件工作的关键是什么?做了这件工作之后会出现什么过去没有的新效果?
如果必须干这件工作,那么亦以御冬哪里干?既然可以边听音乐边轻松地完成,还用得着呆在办公桌旁冥思苦想吗?
什么时候干这件工作好呢?是否要在效率高的宝贵时间里干最重要的工作?是否为了能“着手进行”重要工作,用了整天的时间去使工作“条理化”,结果把时间用完了,而所料理的只不过是些支离破碎的事情?
谁干这件工作好呢?是自己干还是安排别人去干?
这件工作的最好做法是什么?是抓住主要矛盾而迎刃而解,收到事半功倍的效果?还是应采取最佳方法而提高效率?
 
在对每一项工作分析检查之后,再采取如下步骤:

省去不必要的工作。
使工作顺序合理,干起来得心应手。
两件或两件以上的工作能够合并起来做的就联系起来做。
尽可能使杂七杂八的事务性工作简单化。
预先订好一项工作的程序。增强工作预见性,走一走,看两步,想三步,提高决策的效率和准备性,减少决策过程的时间并使决策无误。
人的心力有限,不可能长期24小时全速运转,每一个当下多半也只能做一件事。

你选择做A,可能就会没时间做B,这是意义的抉择;你决定给A多少时间,则是时间的创造。

用法越精实简省,可以拿去生活与睡觉的时间就更多。



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